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De fato, o retrabalho é um grande vilão dos processos de uma loja, seja ela física ou virtual. Afinal, refazer atividades, além de prejudicar a obtenção das metas propostas, também gera mais custos operacionais e reduz o índice de produtividade de uma equipe.

Na maioria dos casos, esse mal é provocado por rotinas desestruturadas, métricas pouco claras e ausência de foco naquilo que é mais importante para qualquer empresa: o atendimento e a satisfação do cliente.

Por esses e tantos outros motivos, é imprescindível que os gestores estejam constantemente atentos às medidas que possam ser tomadas para evitar o retrabalho no ambiente corporativo. Quer saber quais são as principais? Então, siga com a leitura e confira as dicas que a equipe do Blog SoftUp preparou para você!

1.      Conte com um excelente planejamento operacional

         Para assegurar que uma empresa possa desempenhar seus processos e rotinas sem precisar lidar com o retrabalho, ter um planejamento operacional claro e objetivo é essencial.
Para isso, o documento deve levar em conta o perfil da organização e as demandas internas e externas. Além disso, é importante que o planejamento considere toda a infraestrutura de ferramentas disponíveis para o desenvolvimento de cada atividade e seja conhecido por todos os responsáveis por sua execução. Assim, definir requisitos e prazos viáveis fica muito mais fácil.

2.      Automatize!

          Sem sombra de dúvida, a automação é uma das maneiras mais eficazes de evitar o retrabalho. Afinal, os processos, quando automatizados, são executados com mais rapidez, segurança e menos riscos de falhas.
A melhor forma de automatizar a rotina trabalhista é fazendo da tecnologia uma grande aliada. Nesse contexto, soluções voltadas ao controle de fluxo de pagamentos, por exemplo, podem se encarregar da validação de dados, emissão automática de boletos, emissão de notas fiscais e cálculo de tributos com base nos dados mais atuais.

3.      Capacite a sua equipe

           Ao contar com um time qualificado para responder às demandas com produtividade e qualidade, é possível reduzir, consideravelmente, as chances de erros e falhas. Contudo, para que isso ocorra, é importante investir na capacitação da sua equipe.

      Para isso, é necessário levar em conta os padrões do mercado e, então, adotar uma cultura de conhecimento, que envolva treinamentos e cursos regulares, de modo a garantir que a cadeia de trabalho opere com um padrão uniforme.

4.      Adote ferramentas que auxiliem na otimização do trabalho dos colaboradores

       A tecnologia é imprescindível  para a redução do retrabalho, aumento da produtividade e aperfeiçoamento da comunicação entre colaboradores e setores. Algumas soluções de TI, quando bem utilizadas, são capazes de transformar a rotina de trabalho, a partir da implementação de troca de dados relevantes e minimização da ocorrência de erros, visto que todo o time poderá integrar e se planejar para alcançar as metas existentes dentro de uma única base.

5.      Análise os riscos

             Para garantir que a redução de retrabalho seja efetiva, o ideal é conectar as soluções tecnológicas com o cuidado e atenção da ação humana. Nesse contexto, a análise de riscos é uma medida de gestão crucial para otimizar o ambiente de trabalho de qualquer área. A partir do processo, um gestor pode assegurar uma visão ampla sobre os fatores que podem comprometer o seu fluxo de trabalho. Dessa forma, é possível se antecipar e avaliar soluções eficazes para ajustar alguns pontos.
Dentro do e-commerce, por exemplo, a análise de riscos envolve itens como indisponibilidade de sistemas, falhas na emissão de documentos e atrasos nos pagamentos. A partir do momento em que essas atividades passam a ser rastreadas, podem ser evitadas de maneira mais precisa. Afinal, todos serão capacitados para realizar a tomada de decisão necessária para que os erros não ocorram.

6.      Foque em uma boa comunicação

Embora pareça uma dica t óbvia, a verdade é que, por mais que a comunicação seja um ponto crítico para muitas empresas, grande parte dos gestores costumam ignorar a sua importância.
Não seja como a maioria, vá contra a corrente e garanta uma estrutura de comunicação robusta e integrada. Permita que toda a equipe acesse os mesmos dados e alinhe os processos para que eles ocorram com mais agilidade.

Como a SoftUp pode ajudar a lidar com os desafios existentes?

      Como mencionado nos tópicos anteriores, a tecnologia é uma excelente aliada para assegurar o aperfeiçoamento de processos e, consequentemente, a minimização do retrabalho.
Nesse contexto, a SoftUp oferece soluções efetivas, com um sistema de gestão empresarial completo, que, além de permitir a adoção de boas práticas, ainda simplifica o controle de orçamentos, vendas, estoque, financeiro, serviços, emissões de NFs e é integrado com as maiores plataformas de e-commerce.

      Sem dúvida, com todo apoio e suporte frequente de uma ferramenta personalizada para suprir a sua demanda, garantir mais inovação e produtividade nas atividades internas fica muito mais fácil.

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No mais, continue de olho no blog da SoftUp. Em breve teremos muitas novidades por aqui.

Um grande abraço!