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O chamado workflow, traduzido para o português como fluxo de trabalho, tem sido um dos termos mais utilizados no contexto corporativo nos últimos tempos. E isso não é por acaso, afinal, qualquer negócio precisa de estratégias bem definidas e processos claros para manter as suas operações, a sua sustentabilidade e a sua competitividade no mercado.

Quer saber mais sobre o que é o workflow, como é a sua aplicação prática e como ele pode impactar positivamente na sua empresa? Então, siga com a leitura e confira o artigo que a equipe da SoftUp preparou para você.

O que é o workflow?

O workflow é uma sequência de tarefas necessárias que podem ser aplicadas para uma equipe desempenhar determinados processos que envolvem compartilhamento de documentos, dados e projetos, por meio de parâmetros pré-definidos.

De maneira geral, ele é tido como um padrão pelo qual uma pessoa ou um grupo realiza um trabalho, a partir de uma série de etapas que devem ser concluídas de maneira sequencial, através de um diagrama ou lista de verificação.

Quanto mais organizado e definidas as demandas no workflow, mais eficaz e produtiva será a rotina da equipe.

Exemplo de workflows:

Diversas áreas podem utilizar um workflow.
Durante a contratação de funcionários, por exemplo, o RH conta com uma série de processos como realização de entrevistas, análise de habilidades, comunicação com os candidatos selecionados no processo seletivo, solicitação de dados pessoais, integração do novo membro às demandas, cumprimento dos procedimentos legais (como assinatura da Carteira de Trabalho), preparo dos materiais de trabalho necessários, treinamentos e muito mais.
Cada uma dessas etapas poderá ser feita por profissionais diferentes, com períodos distintos para início e fim. Além do RH, os setores de Marketing, Vendas e Produção podem ter seus próprios processos. E, com um workflow, todos ficam devidamente alinhados e integrados.

Como funciona o workflow?

O  workflow envolve a aplicação de uma tecnologia desenvolvida para otimizar o fluxo de trabalho de uma empresa, por meio de um passo a passo lógico e adequado às demandas operacionais, capaz de automatizar processos, integrar as áreas do negócio e garantir maior produtividade.
Nesse sentido, softwares de gestão analisam e traduzem os fluxos de trabalho já existentes dentro do negócio e separam os processos que podem ser automatizados e os que não podem, distribuindo cada uma das tarefas aos respectivos responsáveis.
Por isso, é fundamental que o workflow seja integrado com a tecnologia. Afinal, somente dessa forma é possível mapear, padronizar e definir um fluxo para cada uma das áreas de maneira assertiva.

Vantagens do Workflow:

Otimização do gerenciamento de tarefas
A partir do momento em que os processos são automatizados, a comunicação se torna mais simples, bem como o compartilhamento do conhecimento sobre o fluxo de trabalho. 
Ao monitorar o andamento das tarefas e avaliar os responsáveis por cada atividade, é possível distribuir melhor as funções e evitar a sobrecarga dos colaboradores.

Redução de custos
Sem dúvida, quando as etapas e os processos estão bem definidos, uma empresa ganha mais produtividade e eficiência. Com isso, a necessidade de capital humano para garantir bons resultados é reduzida, afinal, todos os setores são devidamente integrados e contam com as informações necessárias sempre na palma da mão.

Aumento da produtividade
O workflow automatiza as atividades burocráticas. Essa facilidade permite que o time de colaboradores tenha mais liberdade e direcione o seu tempo para traçar ações que tragam resultados reais à empresa, resultando em um aumento considerável de produtividade e eficiência.

Melhora a comunicação interna e a integração de setores
Para que os processos sejam desenvolvidos da melhor forma, é necessário que o seu time trabalhe junto. Mas, sem um sistema integrado à empresa, a troca de informações não ocorre de maneira assertiva.
Por outro lado, com um sistema de workflow, o seu time conta com uma comunicação clara e padronizada, garantindo que todos os processos sejam bem executados.

Qual a relação do Workflow com o ERP?

Um ERP é um sistema de gestão que unifica e integra todos os setores e departamentos de uma empresa. Inclusive, o sistema de gestão da SoftUp já conta com o workflow.
Dessa forma, o software permite total mapeamento e monitoramento dos processos internos da organização, auxiliando na identificação e reparo das falhas produtivas e oferecendo dados importantes sobre fluxo de caixa, marketing e financeiro para aperfeiçoar a tomada de decisão, digitalizar os processos, conceder indicadores confiáveis e acompanhar de perto a evolução de cada área.

Ao unir o ERP da SoftUp com um workflow, você garante uma visão sistêmica do seu negócio, com o auxílio de um software de gestão desenvolvido especialmente para capturar e analisar os dados de todos os setores, facilitando o cruzamento de informações e tornando a gestão mais dinâmica e baseada em dados.

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No mais, continue de olho no blog da SoftUp, em breve teremos novidades por aqui.

Um grande abraço e até o próximo post!